Először is szeretném letisztázni, hogy mindent megoldó csoda módszerek nincsenek, ha csak nincs nálad egy varázspálca. Habár még egy varázspálcával is nehéz dolga van annak, aki nincs tisztában a prioritásaival. Összegyűjtöttem a kedvenc időgazdálkodási módszereim. Azonban mielőtt nekiállnál kipróbálni a következő tippeket, kérlek olvasd át az időgazdálkodással kapcsolatos alapelveim arról, hogy hogyan érdemes megtervezned az időbeosztásod.

1, ABCDE lista

Mi ez?

Szedd össze az összes feladatod, és prioritás szerint kategorizáld őket. Írj A betűt a legnagyobb prioritású feladatok mellé, B-t a második legfontosabb mellé, és így tovább. Használj nyugodtan kevesebb prioritást, lehet akàr csak 3 is: A, B és C. Amikor elkészültél a listáddal, kezdj el dolgozni az A prioritású feladatokon, majd haladj az ábécé szerint tovább.

Mikor érdemes használnod?

Bármikor, amikor egynél több feladatod van, hasznos lehet, ha látod a feladataid összeszedve egy papíron. A prioritások hozzáadása teszi ezt az egyszerű feladatlistát igazàn hatékonnyá.

Még néhány tipp

Időbe telik, amíg összeszeded a feladataid, és amint elkezdesz dolgozni rajtuk, lehet, hogy meg is feledkezel a listádról. Nézd át a teendőid rendszeresen, frissítsd a listád naponta, illetve minden alkalommal, amikor változik valami. Nekem a telefonos feladatlista vált be a legjobban, mivel a telefonom mindig nálam van, így bàrmikor fel tudom magamnak írni az új feladatokat.

2, Eisenhower mátrix

Mi ez?

Ha olvastad Stephen Covey A kiemelkedően sikeres emberek 7 szokása című könyvét, akkor biztos ismerős lesz számodra az Eishower mátrix. Az tulajdonképpen a sima feladatlista továbbfejlesztett változata. A feladatok fontosságán kívül a sürgősségükre is felhívja a figyelmet. A következő kategóriák szerint kell csoportosítanod a feladataid: fontos és sürgős, nem fontos, de sürgős, fontos de nem sürgős, se nem fontos, se nem sürgős.

Fontos & sürgős

Ezeket a feladatokat amint lehet, meg kell csinálnod. Kezdj el dolgozni rajtuk most rögtön!

Nem fontos & sürgős

Delegáld ezeket a feladatokat valaki másnak. Ha nincs csapatod, akinek tudsz delegálni, akkor egyszerűen csak kérjél segítséget! Munkában a csapattársaidtól is kérhetsz segítséget, ha úgy érzed, hogy túlságosan el vagy havazva. Magánéletben pedig a családod és a barátaid tudnak neked segíteni.

Fontos & nem sürgős

Döntsd el, hogy mikor végzed el ezeket a feladatokat, tedd be a naptáradba, tervezd meg. Semmiképpen se feledkezz meg róluk, így lehetsz igazán hatékony.

Nem fontos & nem sürgős

Miért is vannak ezek a feladatok a teendőid között? Töröld ki őket, vagy legalább próbáld meg minimalizálni az időt, amit velük töltesz.

Mikor érdemes használnod?

Amikor fontos figyelembe venned a feladatok sürgősségèt. Ha nem tetszik a mátrix struktúra, akkor csak gondolj ezekre az elvekre, amikor megtervezed a napod.

Még néhány tipp

Ugyanúgy folyamatosan frissítened kell ezt a listát is, mint az előzőt. Az egyes feladatok sürgőssége vagy fontossága akár nap közben is változhat, ilyenkor a teendő kategóriáját is újra kell gondolnod. Ne feledkezz meg a delegált feladataidról sem, itt is fontos az utókövetés!

3, Pomodoro módszer

Mi ez?

A pomodoro módszer nem a korábbiaknál még bonyolultabb feladatlista és nem is egy ízletes olasz recept. Ez a módszer a koncentrálásban tud segíteni. A módszer szerint 25 percet kell töltenünk munkával, majd 5 perces szünetet kell beiktatnunk. Mindezt négyszer kell megismételnünk, majd egy hosszabb, 15 perces szünetet kell tartanunk. Ne feledd el beállítani az emlékeztetőket a munkára és szünetekre!

Mikor érdemes használnod?

Akkor, amikor nehézséget okoz az, hogy a munkádra koncentrálj, vagy épp az ellenkezője, nehezen tartasz szüneteket egy munkával teli napon. Ha időnként azon kapod magad, hogy ugyanazt a sort írod az e-mailben már vagy egy órája, mert mindig valami mással kezdesz el foglalkozni közben, akkor határozottan szükséged van erre a módszerre. Kifejezetten motiváló tud lenni a kevésbé inspiráló feladatok elvégzésére, hogy csak 25 percet kell velük foglalkozni, aztán lehet szünetelni.

Még néhány tipp

Amikor munka fázisban vagy, tényleg koncentrálj a munkára. Ne nézegesd közben az e-mailjeid, közösségi média oldalakat, és legfőképpen ne keress magadnak kifogást, hogy miért nem tudod megcsinálni az adott feladatot. Hogyha nyitott irodában (open officeban) dolgozol, akkor kihívást jelenthet, hogy csendes, nyugodt környezetet találj magadnak. Foglalj le egy kisebb termet vagy szobát magadnak arra az időpontra, amikor egy fontos projekten szeretnél dolgozni.

Egy utolsó gondolat

A feladat lista összeírása és az, hogy 25 percig a munkánkra koncentráljunk látszólag egyszerű módszerek, azonban én hiszek benne, hogy sokszor a legegyszerűbb ötletek a legnagyszerűbbek. Ha érdekel a téma, akkor sok hasznos tippet találsz még angolul a mindtools.com oldalon is, vagy pedig itt a blogomon is, ha az időgazdálkodás szóra keresel. Vannak más ötleteid? Oszd meg velem, mi az, ami bevált neked!